Automatisierung für Dienstleister, Berater und Consultants: Ein unverzichtbarer Vorteil
Überblick
Als Berater, Coach oder Dienstleister stehst du oft vor der Herausforderung, repetitive Aufgaben und administrative Prozesse zu bewältigen. Diese zeitraubenden Tätigkeiten halten dich davon ab, dich auf deine Kernkompetenzen und deine Kunden zu konzentrieren.
Hier setzt Automatisierung an. Tools wie Make bieten dir die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und gleichzeitig effizienter zu arbeiten.
In diesem Artikel lernst du, wie du Make optimal einsetzen kannst, um deine Prozesse zu digitalisieren. Du erhältst konkrete Anwendungsbeispiele, Tipps für die Einrichtung und eine klare Anleitung, welche Prozesse du automatisieren solltest – und welche lieber nicht.
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Warum Make und nicht Zapier?
Make hat sich in vielen Fällen als flexibler und kostengünstiger erwiesen. Es bietet dir eine intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der du Workflows (sogenannte Szenarien) visuell gestalten kannst.
Im Vergleich zu Zapier bietet Make häufig mehr Funktionen pro Preisstufe und eignet sich hervorragend für komplexere Automationen.
Wenn du beispielsweise einen Prozess hast, der mehrere Verzweigungen oder Bedingungslogiken benötigt, wirst du mit Make schneller ans Ziel kommen. Für einfache Automationen ist Make genauso leistungsfähig wie Zapier, aber durch seine Flexibilität oft die bessere Wahl.
Welche Prozesse solltest du als Dienstleister mit Make automatisieren?
1. Kundenkommunikation optimieren
• Einsatzbeispiel: Nach einem ersten Kontakt über dein Kontaktformular (z. B. auf deiner Webseite) kannst du automatisiert eine Willkommens-E-Mail senden, in der du deine Leistungen vorstellst und einen Termin zur Erstberatung anbietest.
• Umsetzung mit Make:
1. Trigger: Neue Anfrage in deinem Kontaktformular (z. B. Google Forms, Typeform).
2. Aktion: E-Mail über Gmail oder Outlook senden.
3. Zusätzliche Schritte: Daten des Interessenten direkt in dein CRM (z. B. Close CRM) einpflegen und eine Aufgabe für einen Follow-up-Anruf erstellen.
Vorteil: Sofortige Reaktion auf Anfragen, bessere Kundenbindung und weniger manuelle Arbeit
2. Lead Management und Vertriebsautomatisierung
• Einsatzbeispiel: Du kannst Make nutzen, um Leads automatisch von einer Plattform (z. B. LinkedIn Ads, Facebook Lead Forms) in dein CRM-System zu übertragen. Sobald ein neuer Lead hinzugefügt wird, erstellt Make eine Folgeaufgabe für dich oder dein Team.
• Szenario mit Make und Close CRM*:
1. Trigger: Neuer Lead in Facebook Ads.
2. Aktion: Lead-Daten werden automatisch in Close CRM eingetragen.
3. Zusätzliche Schritte: Eine Aufgabe für den nächsten Kontaktversuch im CRM erstellen und eine interne E-Mail an den Vertrieb senden.
Vorteil: Keine verlorenen Leads mehr und eine nahtlose Nachverfolgung.
3. Rechnungsstellung automatisieren
• Einsatzbeispiel: Nach dem Abschluss eines Projekts wird automatisch eine Rechnung generiert und an den Kunden versandt. Gleichzeitig werden die Buchhaltungsdaten aktualisiert.
• Umsetzung mit Make und Buchhaltungssoftware:
1. Trigger: Projektstatus in deinem Projektmanagement-Tool (z. B. ClickUp) auf “Abgeschlossen” setzen.
2. Aktion: Rechnung über Lexoffice oder SevDesk erstellen.
3. Zusätzliche Schritte: Rechnung per E-Mail an den Kunden senden und in deiner Buchhaltungssoftware speichern.
Vorteil: Keine manuelle Rechnungserstellung und weniger Fehler bei der Abrechnung.
4. Projektmanagement vereinfachen
• Einsatzbeispiel: Sobald du einen neuen Kunden gewinnst, möchtest du automatisch ein Projekt in deinem Projektmanagement-Tool anlegen, Aufgaben erstellen und Deadlines festlegen.
• Mit Make und ClickUp*:
1. Trigger: Ein neuer Kunde wird in deinem CRM angelegt.
2. Aktion: Projekt wird in ClickUp erstellt.
3. Zusätzliche Schritte: Automatische Zuweisung von Aufgaben an dein Team.
Vorteil: Effizientes Onboarding neuer Kunden und strukturierte Projektarbeit.
5. Kundenfeedback und Zufriedenheitsumfragen
• Einsatzbeispiel: Du kannst automatisiert eine Umfrage an Kunden senden, nachdem ein Projekt abgeschlossen wurde. So sammelst du wertvolles Feedback.
• Workflow mit Make:
1. Trigger: Projektstatus wird auf “Abgeschlossen” gesetzt.
2. Aktion: Link zur Umfrage (z. B. Google Forms, SurveyMonkey) per E-Mail senden.
3. Zusätzliche Schritte: Antworten in einer Tabelle sammeln und in dein CRM eintragen.
Vorteil: Effiziente Sammlung von Feedback und Verbesserungspotenziale frühzeitig erkennen.
Wann ist Automatisierung sinnvoll – und wann nicht?
Automatisierung lohnt sich besonders bei sich wiederholenden Aufgaben, die keine tiefgehenden Überlegungen oder Entscheidungen erfordern. Beispiele: E-Mail-Benachrichtigungen, Datensynchronisation oder einfache Workflows.
Wann solltest du auf Automatisierung verzichten?
• Wenn hohe Individualisierung erforderlich ist (z. B. bei ausführlichen Kundenberatungsgesprächen).
• Wenn die Vorbereitung auf ein Ereignis (z. B. ein Telefonat) mehr Zeit in Anspruch nimmt, als die Automatisierung einspart.
• Wenn zu viele manuelle Eingriffe notwendig sind, um die Automatisierung vorzubereiten.
💡Tipp: Starte mit kleinen, klar definierbaren Prozessen. So vermeidest du, dass du Zeit in komplexe Automationen investierst, die wenig Mehrwert bringen.
Best Practices für die Arbeit mit Make
1. Klein anfangen: Wähle einfache Prozesse, um die Funktionsweise von Make zu verstehen.
2. Testen und optimieren: Automationen regelmäßig prüfen und anpassen, um Effizienz und Funktionalität zu gewährleisten.
3. Dokumentieren: Halte fest, welche Prozesse automatisiert sind, damit du den Überblick behältst.
4. Schulungen: Stelle sicher, dass dein Team die Automationen versteht und effektiv nutzen kann.
Fazit: Mit Make zu mehr Effizienz und Wachstum
Make bietet dir als Dienstleister, Berater oder Consultant eine kostengünstige Möglichkeit, deine Prozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig Zeit für strategische Aufgaben zu gewinnen. Von der Kundenkommunikation über die Lead-Verwaltung bis hin zur Rechnungsstellung – die Möglichkeiten sind nahezu grenzenlos.
Indem du Make gezielt einsetzt, kannst du deinen Workflow optimieren, deine Fehlerquote minimieren und gleichzeitig Ressourcen schonen. Der Schlüssel liegt darin, mit einfachen Prozessen zu starten und die Automatisierung nach und nach auszubauen.
Dein nächster Schritt
Jetzt bist du dran: Überlege, welche deiner Aufgaben dich am meisten aufhalten, und starte deine Automatisierungsreise.
Mit Make bist du bestens gerüstet, um den nächsten Schritt in Richtung Effizienz und Erfolg zu gehen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Make und warum sollte ich es als Dienstleister nutzen?
Make ist eine Automatisierungsplattform, die es dir ermöglicht, wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsprozesse zu automatisieren.
Mit einer einfachen Drag-and-Drop-Oberfläche kannst du komplexe Workflows (sogenannte „Szenarien“) erstellen, um zeitaufwändige Aufgaben wie die Kundenkommunikation, Lead-Verwaltung, Rechnungsstellung und Projektmanagement effizienter zu gestalten.
Im Vergleich zu anderen Tools wie Zapier bietet Make mehr Flexibilität und Funktionen für den gleichen Preis, was es zu einer kostengünstigen und leistungsstarken Lösung für Dienstleister und Berater macht.
Welche Prozesse kann ich mit Make am besten automatisieren?
Mit Make kannst du viele wiederkehrende und zeitintensive Aufgaben automatisieren, wie zum Beispiel:
Kundenkommunikation: Automatisierte Willkommens-E-Mails oder Follow-ups nach einem Erstkontakt.
Lead Management: Automatisierte Übertragung von Leads aus Werbeplattformen (z.B. Facebook oder LinkedIn) in dein CRM-System.
Rechnungsstellung: Automatische Erstellung und Versand von Rechnungen nach Abschluss eines Projekts.
Projektmanagement: Automatisches Erstellen von Projekten und Zuweisen von Aufgaben in deinem Projektmanagement-Tool.
Kundenfeedback: Automatisierte Umfragen nach Projektabschluss zur Sammlung von Kundenbewertungen.
Wie kann ich mit Make beginnen und die Automatisierung in meinem Büroalltag umsetzen?
Der beste Einstieg in die Nutzung von Make ist, mit einfachen, klar definierten Prozessen zu beginnen.
Automatisiere zunächst Aufgaben, die regelmäßig anfallen und wenig Anpassung benötigen, wie z.B. das Versenden von Willkommens-E-Mails oder das Übertragen von Leads in dein CRM.
Teste die Automationen regelmäßig und optimiere sie, um sicherzustellen, dass sie effizient und fehlerfrei arbeiten.
Mit der Zeit kannst du deine Automatisierungen erweitern und komplexere Workflows hinzufügen, um deinen Büroalltag weiter zu optimieren.
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Über den Autor
Niklas K. Hollermeier
Niklas Hollermeier ist Gründer und Visionär hinter HollermeierDigital, ein IT-Unternehmen mit zusätzlich beratender Funktion, das sich auf die Digitalisierung und Automatisierung kaufmännischer und vertrieblicher Prozesse spezialisiert hat.
Mit einem tiefen Verständnis für moderne Geschäftsanwendungen wie CRM-Systeme und Prozessoptimierung hilft er Beratern, Dienstleistern & Coaches, ihre Effizienz zu maximieren und Umsatzpotenziale voll auszuschöpfen.
Seine Expertise entspringt jahrelanger Erfahrung in der Prozessberatung und im Marketing für Dienstleister und beratungsintensive Unternehmen.
Dabei ist Niklas bekannt für seinen Ansatz: Er liefert nicht nur erstklassige Lösungen, sondern versteht es auch, anspruchsvollen Kunden einen nachhaltigen Mehrwert zu bieten. Seine Leidenschaft für Innovation und Effizienz macht ihn zu einem gefragten Berater, der Unternehmen hilft, in einer digitalisierten Welt erfolgreich zu bestehen.