CRM Einführung statt Excellisten

Problemstellung

Das Unternehmen stieß auf mehrere zentrale Herausforderungen:

Manuelle Verwaltung von Kontakten und Leads in Excel: Dies führte zu einem hohen Zeitaufwand und einer erhöhten Fehleranfälligkeit, da wichtige Daten leicht übersehen oder veraltet waren.

Fehlende Follow-up-Prozesse: Durch die manuelle Eingabe und das Fehlen eines automatisierten Workflows wurden viele Kontakte nicht rechtzeitig nachverfolgt, was zu verpassten Geschäftsmöglichkeiten führte.

Kein zentrales System zur Kundenkommunikation: Telefonate, E-Mails und Kalendereinträge wurden über verschiedene Plattformen verwaltet, was zu einem fragmentierten Überblick über die Kundenbeziehungen führte.

Unzureichende Transparenz im Vertrieb: Es gab keine zentrale Übersicht über den Status von Leads, was die Analyse von Vertriebskennzahlen erschwerte und die Planung von Vertriebsstrategien behinderte.

Lösung

CRM-Einführung: Close CRM

Zentralisierung der Kundendaten: Alle Kunden- und Bewerberdaten wurden in das Close CRM importiert, wodurch ein 360°-Überblick über alle Leads, Bewerber und Kunden ermöglicht wurde.

Automatisierte Follow-ups: Das CRM plant automatisch Follow-ups und Anrufe. Diese Funktion hat sicherstellt, dass keine potenziellen Geschäftsmöglichkeiten mehr verloren gehen, da jeder Lead rechtzeitig nachverfolgt wird.

Kontaktsegmentierung: Die Segmentierung nach Interessen, Branchen und Stadien im Vertriebsprozess ermöglicht gezieltere Kundenansprache und effektivere Verkaufsstrategien.

Integration von Google Calendar und Calendly

Effiziente Terminplanung: Durch die Integration von Calendly auf der Website des Dienstleisters konnten potenzielle Kunden direkt online Termine buchen. Diese wurden automatisch mit Google Calendar und dem Close CRM synchronisiert, was den Verwaltungsaufwand drastisch reduzierte.

Automatische Terminabgleiche: Alle Termine und Meetings wurden im CRM dokumentiert und mit den jeweiligen Kontakten verknüpft, wodurch stets klar ersichtlich war, in welchem Stadium der Verkaufsprozess sich befand.

Telefonsystemintegration in das CRM

Telefonintegration: Über die in das CRM eingebundene Rufnummer konnten Anrufe direkt im CRM getätigt und dokumentiert werden. Jede Kundeninteraktion wurde im CRM automatisch erfasst und mit Notizen und Tags versehen, was die Nachverfolgung deutlich vereinfachte.

Automatisierung mit Make

Prozessautomatisierung: Mit Make wurden alle Systeme (Google Calendar, Calendly, Telefonintegration) miteinander verbunden, sodass die Daten in Echtzeit im Close CRM aktualisiert wurden. Jeder neu eingehende Lead wurde automatisch dem Vertriebsteam zugewiesen, Follow-ups wurden ohne manuelles Eingreifen geplant, und alle Daten wurden in einem zentralen System verwaltet.

Datenaktualisierung in Echtzeit: Die Automatisierung sorgte dafür, dass alle Interaktionen und Aktualisierungen sofort im CRM-System sichtbar waren. Dies verbesserte die Reaktionszeiten und die Übersicht über die Vertriebsaktivitäten erheblich.

Quelle: Offizielles Screenshot vom Close CRM

Vorteile und Ergebnisse

Durch die Einführung des Close CRM und die vollständige Integration der Prozesse wurden zahlreiche Vorteile erzielt:

Reduzierung manueller Aufgaben: Die manuelle Eingabe von Kundendaten und die Nachverfolgung von Leads über Excel-Listen wurden vollständig eliminiert. Dadurch sparte das Team bis zu 50 % der Arbeitszeit, die nun in strategische Aufgaben investiert werden konnte.

Effiziente Terminplanung und -verwaltung: Die Automatisierung der Terminbuchung über Calendly und die Synchronisation mit Google Calendar und Close CRM führte zu einer 40 % schnelleren Terminplanung. Termine wurden automatisch mit den Kontakten im CRM verknüpft, was die Transparenz erheblich steigerte.

Verbesserte Lead-Nachverfolgung und Vertriebstransparenz: Durch die Automatisierung der Follow-up-Prozesse und die zentrale Verwaltung aller Kundenkommunikationen konnte das Unternehmen seine Follow-up-Rate um 25 % steigern. Dies führte zu einer Umsatzsteigerung von bis zu 20 % dank gezielterer und rechtzeitigerer Kundenansprache.

360°-Sicht auf alle Kundenaktivitäten: Mit dem Close CRM hatte das Vertriebsteam jederzeit einen vollständigen Überblick über den Status jedes Leads und Kunden, einschließlich aller Anrufe, E-Mails, Termine und Aufgaben. Dies ermöglichte eine datenbasierte Vertriebsstrategie und schnellere Reaktionen auf Kundenanfragen.

Höhere Effizienz durch Automatisierung: Die Integration aller Systeme über Make führte zu einem nahtlosen Datenfluss zwischen den Plattformen, was den gesamten Vertriebsprozess beschleunigte und die Fehleranfälligkeit bei der Dateneingabe auf nahezu 7 % reduzierte.

Fazit:

Maximale Effizienz und Umsatzsteigerung durch CRM und Automatisierung

Die Einführung des Close CRM-Systems in Kombination mit der Automatisierung aller Prozesse führte zu einer drastischen Effizienzsteigerung im gesamten Vertriebsprozess. Der Personaldienstleister konnte durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die verbesserte Nachverfolgung von Leads mehr Umsatz generieren und gleichzeitig wertvolle Zeit sparen. Die nahtlose Integration von Google Calendar, Calendly und den telefonischen Kundeninteraktionen in das CRM-System ermöglichte eine maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Vertriebsaktivitäten.

Das Ergebnis: Ein nahtloser, effizienter und automatisierter Vertriebsprozess, der zu messbaren Geschäftserfolgen führte.