Automatisiertes Auftrags- und Rechnungsmanagement

Problemstellung

Das Unternehmen stieß auf mehrere zentrale Herausforderungen:

Manuelle Verwaltung von Kontakten und Leads in Excel: Dies führte zu einem hohen Zeitaufwand und einer erhöhten Fehleranfälligkeit, da wichtige Daten leicht übersehen oder veraltet waren.

Fehlende Follow-up-Prozesse: Durch die manuelle Eingabe und das Fehlen eines automatisierten Workflows wurden viele Kontakte nicht rechtzeitig nachverfolgt, was zu verpassten Geschäftsmöglichkeiten führte.

Kein zentrales System zur Kundenkommunikation: Telefonate, E-Mails und Kalendereinträge wurden über verschiedene Plattformen verwaltet, was zu einem fragmentierten Überblick über die Kundenbeziehungen führte.

Unzureichende Transparenz im Vertrieb: Es gab keine zentrale Übersicht über den Status von Leads, was die Analyse von Vertriebskennzahlen erschwerte und die Planung von Vertriebsstrategien behinderte.

Lösung

Einführung eines digitalen Rechnungs- und Auftragsmanagementsystems mit Woocommerce

Folgende Maßnahmen wurden umgesetzt:

Woocommerce-Integration für digitale Dienstleistungen

Automatisierte Transaktionen: Dienstleistungen konnten nun über Woocommerce vollständig digital abgeschlossen werden, mit einer minimalen Transaktionsgebühr von nur 1,25 %.

Sofortige Auftragsverarbeitung: Digitale Angebote wurden nahtlos in Aufträge umgewandelt, die sofort in die Auftragsverwaltung übernommen wurden. Dieser Prozess war komplett automatisiert und ermöglichte eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung.

Digitale Rechnungen und Zahlungen: Nach der Bestätigung des Auftrags wurden Rechnungen automatisch erstellt und versendet. Dies führte zu einem 40 % schnelleren Zahlungsprozess.

Versanddienstleister-Integration für Druckprodukte

Nahtlose Versandabwicklung: Druckerzeugnisse wurden direkt über eine Versanddienstleister-Schnittstelle abgewickelt, was die manuelle Eingabe von Bestellungen überflüssig machte. Das System übernahm den gesamten Prozess von der Bestellung bis zur Lieferung.

Fehlerreduktion: Durch die direkte Integration wurden Fehler bei der Versandabwicklung um 90 % reduziert.

Automatisiertes Mahnwesen

Automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen: Sobald ein Zahlungsziel erreicht war, versendete das System automatische Mahnungen an die Kunden. Dieser Prozess lief vollständig automatisiert ab, ohne dass manueller Eingriff erforderlich war.

Stabilerer Cashflow: Durch die Automatisierung der Mahnprozesse konnte die Medienagentur verspätete Zahlungen um 80 % reduzieren, was zu einem stabileren Cashflow führte.

Vollständig digitales, responsives System

Jederzeit und überall abrufbar: Alle Prozesse – von der Angebotsannahme bis zur Rechnungsstellung – waren auf einer digitalen Plattform verfügbar, die von jedem Gerät aus zugänglich war. Dies ermöglichte es der Agentur, jederzeit auf aktuelle Daten zuzugreifen und den Status der Aufträge in Echtzeit zu überwachen.

Vorteile und Ergebnisse

Die Einführung des digitalen Rechnungs- und Auftragsmanagementsystems brachte der Medienagentur eine deutliche Effizienzsteigerung in ihren operativen Abläufen.

Fehlerreduktion und Effizienzsteigerung

Durch die vollständige Automatisierung der Rechnungserstellung und Auftragsabwicklung wurden manuelle Fehler um 90 % gesenkt. Dies führte zu einer deutlich schnelleren und fehlerfreien Verarbeitung von Aufträgen und Rechnungen.

Zeitersparnis und schnellere Abwicklung

Die Automatisierung des Rechnungswesens und die direkte Integration mit dem Versanddienstleister beschleunigten den gesamten Prozess um 40 %. Rechnungen und Aufträge konnten nun in einem Bruchteil der Zeit verarbeitet werden, was zu einem optimierten Workflow führte.

Besserer Überblick und Zahlungsmanagement

Das Unternehmen konnte alle offenen und abgeschlossenen Aufträge sowie Rechnungen in Echtzeit verfolgen. Dies ermöglichte eine effizientere Planung und ein gezielteres Management von Ressourcen und Cashflow. Durch das automatisierte Mahnwesen wurden verspätete Zahlungen um 80 % reduziert, was zu einem stabileren finanziellen Fundament führte.

Minimale Transaktionsgebühren bei digitalen Abschlüssen

Die Integration von Woocommerce für digitale Dienstleistungen mit einer Transaktionsgebühr von nur 1,25 % machte das System nicht nur effizient, sondern auch kostengünstig. Die Medienagentur konnte ihre Dienstleistungen digital verkaufen, ohne hohe Kosten durch Transaktionsgebühren zu tragen.

Fazit:

Vollständig digitalisierte und automatisierte Prozesse für mehr Effizienz und Stabilität

Durch die Einführung eines digitalen Rechnungserstellungs- und Auftragsmanagementsystems konnte die Medienagentur ihre internen Prozesse effizienter gestalten und gleichzeitig den Kundenservice verbessern. Manuelle Arbeitsschritte wurden eliminiert, die Abwicklung von Aufträgen und Rechnungen wurde beschleunigt und der Cashflow stabilisiert.

Die Integration des Versanddienstleisters für Druckerzeugnisse sowie das automatisierte Mahnwesen machten das System zu einer vollständigen, digitalen Lösung für die Anforderungen der Agentur.